2. LA FUNCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y SUS FASES

Vídeo explicativo. Función de planificación.

Lo primero que le dijo su padre a Edu era que tenía que hacer una planificación. Tenía que decidir no sólo que pretendía conseguir (objetivos), sino cómo iba a hacerlo (estrategias).

– Pero papá, si no tengo ni idea de qué tenemos dentro de la empresa, ni de quiénes son nuestros competidores o clientes.

El padre miró a Edu con una sonrisa y le preguntó que creía entonces que tenía que hacer primero. Después de pensar Edu lo tuvo claro: cualquier planificación empieza con un análisis de la situación. 

La planificación es la primera de las funciones de administración de la empresa.

La planificación consiste en fijar unos objetivos a partir del punto de partida de la empresa, establecer unas estrategias y políticas pata conseguirlos, teniendo en cuenta los recursos que tenemos.

Para poder llevar a cabo una buena planificación tenemos que seguir las siguientes seis fases:

1. Análisis de la situación (¿dónde estoy?). Como ya vimos en el plan de marketing del tema 8, toda planificación empieza haciendo un análisis externo y otro interno.

- El análisis externo nos permitía estudiar los factores que rodeaban a la empresa y así conocer  las oportunidades y amenazas de la empresa.

- El análisis interno consiste en analizar la propia empresa, para ver aquellos puntos donde puedo tener ventajas con la competencia. El análisis nos debe dar las fortalezas y debilidades de la empresa.

Este análisis doble nos permite ver la conocida matriz DAFO de la empresa con la que sabremos el punto de partida de la empresa (dónde estoy).

2. Fijación de objetivos (¿dónde quiero llegar?). Una vez que sabemos el punto de partida debemos fijar los objetivos que queremos conseguir. Ya en el tema 1 distinguíamos los siguientes niveles de objetivos.

- La misión es el propósito de la empresa, es decir, explica la razón de la existencia de la misma. Responde a preguntas como ¿Quiénes somos? ¿por qué existimos?

- La visión es una guía general de donde la empresa desea estar en el futuro. Responde a preguntas como ¿qué queremos ser?

- Los objetivos estratégicos a largo plazo. Son todas las metas que se propone la empresa conseguir en un plazo de 1-5 años, en función de su misión, su visión y su situación actual.

- Los objetivos operativos (o tácticos) a corto plazo. Son objetivos más corto plazo (menos de 1 año) que se establecen normalmente por departamentos. Conseguirlos ayudará a conseguir los objetivos generales.

3. Diseño de estrategias (¿cómo llegaremos allí?).  Tenemos que decidir qué estrategia usaremos para superar a nuestros competidores. Para ello la empresa puede decidir dos grandes estrategias:

- Liderazgo en costes. Buscar producir a costes más bajos que los competidores para poder ofrecer un producto más barato y así aumentar su demanda.

- Diferenciación. Tratar de que su producto sea percibido como único por los clientes y así aumentar su demanda.

Una vez decidida esta estrategia, vimos que la empresa elegía su segmentación y su posicionamiento.

4. Implantar la estrategia ¿qué acciones llevaremos a cabo?). Para poder implantar la estrategia tenemos que fijar una serie de políticas, procedimientos y reglas.

- Las políticas. Son principios básicos que le sirven a la empresa para tomar decisiones. Es una guía que define la forma de pensar y de actuar de manera general de la empresa.

- Los procedimientos. Son los pasos que tenemos que seguir para realizar una acción determinada. Es una guía de cómo actuar en situación muy concreta

- Las reglas. Indican lo que se debe de hacer siempre en una determinada situación. No admite interpretaciones.

5. Establecimiento de un presupuesto ¿con qué recursos contamos?. Nos indica las necesidades de dinero (gastos) para poder llevar a cabo el plan marcado. También suelen incluir la previsión de ingresos a través de las unidades vendidas.

6. Control (¿lo estamos consiguiendo?). En la última fase comparamos los resultados reales con lo planificado. Se hace de manera periódica para poder llevar a cabo correcciones. Tan importante es esta última fase que se considera una función diferente a la planificación, y por ello la veremos con más calma en el último apartado.